ASOO-ASOO

ارتباطات  (( ۱ ))

واژه ارتباطات به مفهوم فرآیند انتقال اطلاعات از یک فرد به فردی دیگر و درک آن توصیف شده است .

مجموعه شما با تامین ارتباط بین اهداف و طرحها و عملیات فعال میشود . ممکن است اهداف و طرحهای مناسب و زیر مجموعه های خوبی داشته باشید اما تا هنگامی که کاری انجام نشود در حقیقت هیچ چیزی ندارید . شما بدون ارتباط موثر حتی با انگیزش  و رهبری نیز کاری از پیش نمیبرید.

لیدرهای موفق ارتباط با زیر مجموعه های خود را به خوبی میشناسند . آنها میدانند که تصورات زیر مجموعه هایشان از آنها به چگونگی رد و بدل کردن اطلاعات در فرآیند ارتباطات بستگی دارد . بدون اطلاع زیر مجموعه های شما از اهداف و طرحهای شما حتی بهترین ایده های مدیریتی نیز بی فایده است .

ارتباطات خوب بین لیدرها و زیر مجموعه ها بخصوص در زمان برگزاری جلسات عمومی که در واقع شما در حال پرورش روحیه جمعی آنها میباشید و یا وقتی که به علل مختلفی زیر مجموعه های شما احساس بی انگیزگی و پشیمانی میکنند از اهمیت ویژه ای برخوردار است چرا که اگر شما با آنها ارتباط خوب و نزدیکی نداشته باشید دیگر آنها مشکل خود را با شما در میان نخواهند گذاشت و موج منفی ساطع شده از آنهاباعث بی انگیزگی دریزیر مجموعه های دیگر شما و در نهایت قفل شدن مجموعه شما خواهد شد .

یکی از علل موفقیت در این تجارت این است که همواره چنان ارتباط نزدیکی با زیر مجموعه های خود داشته باشید تا آنها در صورت بروز مشکل فقط و فقط آن را با شما در میان بگذارند و همینطور ارتباط بین زیر مجموعه هایتان را آنچنان برقرار کرده باشید که تمامی اخبار مثبت را آنها در میان خود انتشار دهند ( اصل منفی بالا و مثبت پایین )

منظور از فرآیند ارتباطات چیست ؟

ارتباطات در مفهومی وسیع عبارت است از سلسله اقداماتی که موجب شوند ایده ای از ذهن یک نفر به ذهن دیگری انتفال یافته و درک شده و به اجرا درآید.

توجه داشته باشید که عامل اصلی و اساسی در تمامی ارتباطات انسانی این است که برای تاثیر بیشتر لیدرها باید با زیر مجموعه های خود رابطه ای نزدیک برقرار سازند و نسبت به برداشت دیگران از اطلاعات و عقاید آنها حساسیت نشان دهند و حرفهایی را که ممکن است باعث کندی روند پیشرفت مجموعه شوند را به حداقل برسانند و این کار محقق نخواهد شد مگر اینکه لیدرها مهارت بیشتری در بکارگیری کلام و نوشته ها و علایم غیر کلامی خود از قبیل علایم چهره ( مثل لبخند زدن یا اخم کردن و یا .... ) و بدن ( مثل حرکات دست و .... ) داشته باشند.

مطلب دیگر این است که به لیدرها توصیه میشود مهارت خود را در دریافت اطلاعات از دیگران که لازمه آن گوش دادن موثر و توجه به واکنشها و سئوالات دیگران را افزایش دهند توجه داشته باشید که دیگران متوجه این مطلب خواهند شد که آیا شما به سخنان آنها و مشکلاتشان به دقت گوش میدهید و واکنش نشان میدهید یا خیر .

ارتباطات سه بعدی

ارتباط نباید همچون خیابانی یکطرفه باشد . برای سهولت در پیشرفت سازمان شما باید به 3 شیوه ارتباط برقرار کنید .

1-   اطلاعات نباید فقط از بالا به پایین ( از بالاسریها به زیر مجموعه ها ) انتقال یابد بلکه باید از پایین به بالا ( از زیر مجموعه ها به بالاسریها ) نیز منتقل شود یعنی فقط این شما نیستید که اهداف و استراتژیهای سازمان خود را به زیر مجموعه های خود انتقال میدهید بلکه آنها نیز بایستی بتوانند افکار و احساسات و عقایدشان را به اطلاع شما برسانند .

2-   از آنجا که همکاری میان لیدرهای همتراز و لیدرهای بالاسری هم در پیشبرد اهداف کلی این تجارت ( سهولت در شناساندن این تجارت به دیگران ) نیز بسیار مهم است پس شما باید بین لیدرهای همتراز خود نیز یک جریان افقی اطلاعات برقرار کنید .

3-   تبادل اطلاعات با منابع خارجی نیز باید بنا به ضرورت انجام پذیرد بعنوان مثال شما باید از آخرین تحولات و اهداف و استراتژیهای شرکت اطلاعات کامل و جامعی داشته باشید تا بتوانید آنها را در اختیار زیر مجموعه های خود قرار دهید .

در نتیجه انجام 3 مورد فوق در واقع شما فرآیندی جالب از ارتباطات سه بعدی ایجاد کرده اید که بسیار موثر و قوی میباشد .

روشهای ارتباطات

یک لیدر موفق و اثر بخش روشهای ارتباطی خود را براساس تحلیل دقیق عوامل مختلف برمیگزیند . حال این سوال پیش میاید که چگونه روشهای ارتباطی خود را انتخاب کنیم؟

این امر به شرایط خود شما و اهدافتان بستگی دارد اگر شما میخواهید پیامی طولانی و یا پیامی را به دیگران انتقال دهید که نیاز به ثبت به صورت دایمی دارد باید از نوشته استفاده کنید و اگر نیاز به این است که پیام به سرعت و بدون رعایت تشریفات انتقال یابد و نفوذ شخصی شما در اینجا حایز اهمیت میباشد بهتر است با صحبت کردن پیام را منتقل کنید .

روش دیگر انتقال اطلاعات این است که شما باید تشخیص دهید که ارتباط نفر به نفر موثرتر است و یا ایجاد ارتباط در گروه .

ارتباط نفر به نفر به شما این امکان را میدهد که جریان اطلاعات را کنترل کرده و آن را هدایت کنید و ارتباط در گروه این مزیت را دارد که شما میتوانید آنها را به مشارکت و توسعه مسئولیتهای آنها دعوت کنید و روحیه جمعی را در آنها تقویت کنید . البته این امر مستلزم این است که یک لیدر چیزی بیش از یک تسهیل کننده کار باشد و به گروه تا مشکلات را کشف کرده و آنها را به سمت اهداف مورد نظر حرکت دهد .

ارتباط نفر به نفر چگونه ممکن است موثر و سودمند واقع شود ؟

ارتباط با هر یک از زیر مجموعه ها به خصوصیات منحصر بفرد آنها بستگی دارد و برای تمام افراد نمیتوان از روشهای یکسانی استفاده نمود . اهمیت این مطلب زمانی که روابط شما با زیر مجموعه های شما ...

برای پیگیری ادامه مقاله در روز های آتی مراجعه کنید .

مدیریت زمان

همان گونه که میدانیم موفقیت یعنی رسیدن به هدف در زمان معین. در زبان مدیریت به هر یک از خواست های انسان هدف گفته می شود و برای هر کدام نیز زمانی تعریف شده است.

اولین اصل مدیریت زمان داشتن هدف دقیق و روشن است . اصولا" هنگامی مدیریت زمان مطرح می شود که انسان خواسته ها و یا به زبان مدیریت هدف هایش را به طور دقیق روی کاغذ آورده باشد و تاریخ سر رسید آن نیز معین شده باشد.

دومین مورد داشتن اولویت برای هدف ها می باشد. اگر وظایفی بر عهده شماست از بین آنها چند نمونه دارای اولویت بیشتری هستند که شما باید آنها را انجام دهید اگر انسانی می خواهد از نظر مدیریت زمان موفق شود هیچگاه نباید کار های کم اهمیت را قبل از کارهای مهم انجام دهد. اگر بتوانید این اولویت ها را تشخیص دهید و طبق آن عمل نمائید حتما موفق می شوید.

نکته دیگر که از نظر مدیریت زمان قابل تأمل است این است که همه وقت ما در کنترل خودمان نیست این طور نیست که ما یک برنامه ریزی دقیق داشته باشیم و همیشه بتوانیم مطابق آن عمل کنیم. زیرا ماتنها نیستیم بلکه در اجتماعی زندگی می کنیم که متشکل از افرادی است که هر کدام برای خد برنامه ریزی دارند و ممکن است در برنامه های ما تداخل پیدا کند.

اصل دیگر در مدیریت زمان این است که هر کاری را پیگیری کنید برای انجام هر کاری شخص یا واحدی را به عنوان مسئول پیگیری تعیین نمایید.